Prüfungsansätze zu möglichen Corona-induzierten Risikofeldern: Teil I – Personal

Auf die weltumspannende Krise, die sich aus der Verbreitung des Corona-Virus ergeben hat, haben Unternehmen in vielerlei Hinsicht „außergewöhnlich“ reagieren müssen. Vielfach dauern kurzfristig umgestellte Arbeitsweisen fort, auch weil der Spuk noch immer nicht vollends überstanden ist.

Neben den großen Herausforderungen multinationaler Unternehmen bei der Anpassung ihrer Lieferketten, beim Umbau von Sortimenten, ja bei der Änderung von zuvor generell abgelehnten Verfahrensweisen im rückwärtigen Dienst (Stichwort: Digitalisierung), sind es viele kleine Sachverhalte und Geschäftsvorfälle, die nun der Betrachtung bedürfen. Im Folgenden geben wir Anregungen, mit welchen Themen sich Interne Revisionen in diesem Zusammenhang befassen sollten.

• Kurzarbeitergeld

In vielen Unternehmen wurde sich erstmalig mit Kurzarbeit auseinandergesetzt. Die dezidierten Regelungen hierzu sind/waren vielfach nicht bekannt. Es drohen Rückforderungen, sollten behördliche Nachprüfungen Unzulänglichkeiten aufdecken.

Es empfiehlt sich daher, die Abwicklung der revisorischen Prüfung zu unterziehen, um mögliche Risiken zu kennen und ggf. noch korrigierend einzugreifen.

• Mobiles Arbeiten vs. Homeoffice

Ein weiteres Novum in vielen Organisationen – Arbeiten von zu Hause aus.
Haben Sie mit Ihren MitarbeiterInnen Regelungen getroffen zum „Homeoffice“ oder zu mobilem Arbeiten getroffen? Sind Ihnen die Unterschiede zwischen und die Konsequenzen jeweils aus Vereinbarungen zu „Homeoffice“ bzw. zu „mobilem Arbeiten“ bekannt?

Vielfach besteht Handlungsbedarf allein aus der Tatsache, dass „mal schnell umgestellt“ wurde und die betriebliche Übung nun in ein Rahmenwerk zu gießen ist, um klare und verlässliche Absprachen für die Zukunft zu vereinbaren. Dies gilt sowohl, da die nächste Krise vielleicht schon vor der Tür steht, als auch generell für die grundsätzliche Einführung mobilen Arbeitens.

• Datenschutz/ Informationssicherheit

Das allzu leidige Thema Datenschutz berührt Sie und Ihre MitarbeiterInnen in besonderem Maße auch beim Arbeiten von zu Hause aus. Haben Sie eine/n Datenschutzbeauftragte/n? Wurde diese/r in die geänderten/zusätzlichen Verfahren einbezogen?

Ganz zu schweigen von Ihren Betriebsgeheimnissen: Haben Sie ausreichende Maßnahmen ergriffen, um „Leaks“ zu verhindern? Sind Ihre MitarbeiterInnen angewiesen, wie sie zu Hause/beim Arbeiten unterwegs Telefonate und Chats vornehmen sollen und wie Daten zu übermitteln/Unterlagen zu verwahren bzw. zu entsorgen sind?

• Abwicklung von Freigaben/ Vertragsunterzeichnungen

Wenn die Unterzeichner nicht mehr räumlich zusammenkommen und/oder der häusliche Arbeitsplätze nicht mit entsprechender Technik ausgestattet sind, wird das Leisten von Unterschriften für interne Freigaben, aber auch unter Verträgen zur Herausforderung. Ist Authentizität der digital geleisteten Unterschriften und der Gegenstand der Freigabe nachvollziehbar oder wurden hier Ausnahmen geschaffen, die nichts mehr mit Ihrem Regelprozess zu tun haben?

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, Ihr Feedback ist uns immer willkommen. Treten Sie gerne zum Thema in Kontakt mit uns, denn der gemeinsame Austausch wird uns und unsere Wirkung in den verschiedenen Organisationen, in denen wir tätig sind, nur stärken können.